EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) myötä DigitalBookeriin on tuotu kaksi keskeistä työkalua henkilötietojen hallintaan.
1) Henkilötietojen antaminen asiakkaalle
Tämä ominaisuus auttaa sinua tilanteessa, jossa asiakas pyytää saada nähdä järjestelmään tallennetut omat henkilötietonsa. Voit ladata tiedot suoraan asiakaskortilta:
Siirry asiakkaan kortille.
Klikkaa Lataa asiakastiedot.pdf -painiketta.
PDF-tiedostosta löytyvät asiakkaan kaikki tiedot, muistiinpanot, varaukset ja viestit.
2) Passiivisten käyttäjien poistaminen
Järjestelmässä on mahdollista poistaa passiiviset asiakkaat määritetyn ajan perusteella. Voit valita itse, montako vuotta asiakkaan on pitänyt olla passiivinen, ennen kuin hänen tietonsa poistetaan.
Ketkä eivät ole passiivisia asiakkaita?
Asiakkaita ei katsota passiivisiksi, jos heillä on:
Varaus määritetyn ajan sisällä (esimerkiksi 2 vuotta).
Tuleva varaus.
Aktiivisia prepaid-kortteja, joiden kaikkia käyttökertoja ei ole käytetty.
Sisäänkirjautuminen järjestelmään.
Tärkeää tietoa varausten säilymisestä:
Varaus jää kalenteriin, vaikka asiakas poistetaan. Kaikki tiedot, joista asiakkaan voisi tunnistaa, anonymisoidaan, mutta varaustiedot (kuten palvelut ja hinta) säilyvät tilastoissa.
Asiakkaan suojaaminen poistolta
Mikäli et halua poistaa tiettyä asiakasta passiivisten joukosta, klikkaa asiakkaan kohdalla olevaa punaista kieltomerkkiä. Asiakas muuttuu punaiseksi, eikä hän poistu muiden mukana.
PÄIVITYS 12.7.2018
Kun admin-käyttäjä poistaa asiakastilin, se anonymisoi kaikki menneet ja tulevat varaukset, jotka on liitetty kyseiseen profiiliin. Yli 30 päivää sitten tilapäisellä tilillä tehdyt varaukset anonymisoituvat automaattisesti.
Varaustiedot ja palvelutiedot jäävät talteen, mutta asiakkaan henkilötiedot poistetaan kokonaan. Esimerkiksi kalenterissa näkyy varauksena yhä "hiustenleikkaus", mutta asiakkaan nimen kohdalla lukee Anonymous Anonymous.